Évaluation

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Dans la présente section :

Évaluation de l’organisme
Évaluation des programmes
Évaluation du conseil
Évaluation des membres du conseil
Fiches

Le conseil d’administration a la responsabilité de suivre de près le rendement global de l’organisme. Il devrait donc savoir dans quelle mesure celui-ci atteint ses objectifs, utilise ses ressources efficacement et répond aux besoins de la communauté.

Des mécanismes de contrôle devraient être élaborés de sorte que le conseil reçoive les informations nécessaires avant qu’une situation de crise ne se produise pour prendre les bonnes décisions au sujet du budget, des programmes ou de la clientèle.

Comme nous l’avons mentionné dans le chapitre Gestion des finances, le budget est un outil grâce auquel les conseils peuvent constater tout écart. Le processus budgétaire les aide beaucoup à assumer leurs fonctions globales de planification parce qu’il leur permet d’établir des liens entre les objectifs et les résultats prévus.

Évaluation de l’organisme

Comme le conseil est responsable du rendement global de l’organisme, l’évaluation périodique devrait comprendre :

• l’évaluation du degré d’adaptation et du niveau d’activité de l’organisme;
• la clarification de la mission de l’organisme;
• l’analyse du contexte.

Pour évaluer l’efficacité et l’influence de l’organisme, vous devriez répondre aux questions suivantes au moins une fois par année :

• Que serait-il arrivé à la clientèle si l’organisme n’avait pas été là?
• Qu’est-il arrivé à la clientèle?
• Quels facteurs ont pu contribuer aux changements en question?
• L’organisme se compare-t-il aux autres en fait de rentabilité?
• Quels changements sont évidents dans les services sociaux de la communauté?
• Ces changements sont-ils positifs ou négatifs?
• Quelles nouvelles solutions ont été trouvées pour résoudre les problèmes?

L’évaluation de l’efficacité de l’organisme doit aussi porter sur sa capacité de résolution de problèmes. Un grand roulement de personnel, des plaintes de la part du personnel ou de la clientèle et des difficultés financières devraient signaler au conseil qu’il faut sans tarder trouver les causes profondes de ces symptômes. Il faudra peut-être demander à des personnes de l’extérieur d’enquêter sur les problèmes internes afin de préserver l’objectivité et l’indépendance de l’évaluation et de l’analyse.
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Évaluation du programme

De nombreux organismes ne sont pas habitués à faire des évaluations formelles et n’ont donc pas de méthodes pour mesurer l’efficacité de leurs programmes.

Les conseils ont besoin de renseignements pour pouvoir :

• déterminer si les programmes ou services répondent aux besoins pour lesquels ils ont été conçus;
• vérifier si la mise en œuvre avance comme prévu vers l’objectif;
• découvrir les problèmes et les préoccupations concernant les programmes et les services;
• trouver des moyens d’améliorer les programmes et les services.

Souvent, les groupes se laissent emporter par leur enthousiasme pour un projet ou programme particulier et supposent tout simplement qu’il en vaut la peine. Si les fonds, le temps et les ressources humaines étaient illimités, nous pourrions peut-être considérer que tout ce que nous faisons est utile. Toutefois, dans le contexte actuel, le défi consiste à trouver les orientations et les programmes qui sont les plus utiles. Sans une certaine planification rétrospective, il est impossible de discerner les meilleurs programmes.
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Évaluation du conseil

Il incombe au conseil de s’assurer que les fonds destinés aux programmes sont dépensés d’une manière efficace et efficiente. Ce n’est pas un hasard si la qualité des services et des programmes est souvent proportionnelle à la qualité du conseil. En termes simples, cela signifie que la qualité de l’organisme reflète celle du conseil. Malgré le besoin évident d’auto-évaluation, la plupart des conseils n’examinent pas leur propre rendement et ne se demandent pas s’ils ont atteint ou non leurs objectifs. Pourtant, lorsqu’un organisme ne parvient pas à atteindre les objectifs fixés, l’échec revient aussi au conseil!

L’évaluation a surtout pour but de prouver que le conseil a assumé ses responsabilités. C’est un signe de santé pour un organisme quand son conseil rend publiquement des comptes pour les fonds reçus et les ressources utilisées dans la prestation des services. Les bailleurs de fonds exigent de plus en plus des comptes de la part des organismes qu’ils subventionnent.

Une évaluation annuelle permet de déceler les points faibles et fait ressortir les changements nécessaires par rapport aux politiques de fonctionnement, aux sources de fonds, aux services et aux autres domaines d’activité qui seraient oubliés sans une évaluation périodique.
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Évaluation des membres du conseil

Il faut évaluer le rendement des membres du conseil une fois par année. Une évaluation planifiée aide à découvrir les forces et les faiblesses de chaque membre, à créer des conditions favorables pour la croissance du conseil en tant que groupe et à harmoniser son développement avec celui de tout l’organisme. L’évaluation permet aussi de dépister les besoins de formation des membres qui aimeraient passer à de nouveaux postes, de faire des observations et de donner du renforcement positif aux membres qui contribuent beaucoup à la gestion et de déterminer s’il faut se défaire de certains membres.
Voici quelques critères de rendement pour évaluer les membres du conseil :

• assiduité aux réunions du conseil et des comités (la personne en question a-t-elle respecté la politique à ce sujet?);
• participation et contribution à la collecte de fonds;
• participation et contribution aux activités de relations publiques au nom de l’organisme;
• manifestation d’appui à l’égard du travail de l’organisme;
• compétences et contribution en ce qui concerne :
• l’élaboration des politiques,
• la planification,
• le renouvellement du conseil,
• la conduite des réunions,
• le développement des relations entre les membres du conseil et les membres du personnel.

Le processus d’évaluation devrait aussi être une occasion idéale de souligner les efforts et l’engagement de chaque membre du conseil.

Vous trouverez ci-après des modèles de fiches d’évaluation qu’un conseil peut utiliser pour mesurer l’efficacité globale de l’organisme et des membres du conseil ainsi que la sienne. Ces fiches ont pour but de vous aider à déterminer les domaines d’amélioration pour votre conseil. Vous trouverez des fiches semblables à la fin de chaque chapitre du guide.
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Fiches

• A Diagnostic Checklist of Agency Health (PDF) (en anglais seulement)
• How Does Your Agency Rate? (PDF) (en anglais seulement)
• Think About How Your Board is Doing (PDF) (en anglais seulement)
• Board or Committee Member Self-Evaluation (PDF) (en anglais seulement)