Étape 2 : Contrer le comportement inapproprié

Cette section décrit comment un employé peut contrer un comportement inapproprié, en utilisant soit un règlement informel, soit un règlement formel. Si l'employé n'est pas à l'aise de tenter de régler la situation de manière informelle, et dans les cas plus graves de comportements inappropriés (voir le tableau de référence ci-dessus), il faut alors considérer un règlement formel. Veuillez noter les points importants suivants :

Si vous observez un comportement inapproprié
Les employés qui sont témoins de comportements inappropriés peuvent aussi utiliser les options de règlement formel ou informel.

Documentation
Les employés (y compris les témoins et les superviseurs informés de la situation) sont encouragés à documenter les préoccupations et les mesures prises (p. ex. dates, détails de l'incident ou de la discussion, témoins le cas échéant). La documentation peut être utile si les préoccupations continuent et qu'un règlement formel est nécessaire.

Un superviseur qui reçoit une plainte de harcèlement sexuel doit documenter la plainte en utilisant le formulaire Divulgation de conduite inappropriée et en aviser immédiatement les ressources humaines.

Demander qu'aucune mesure ne soit prise
Une situation ne peut être améliorée si l'employé exprime une préoccupation à son superviseur, mais demande ensuite que rien ne soit fait à cet égard. Si un superviseur est informé de harcèlement sexuel, de harcèlement, d'intimidation ou de violence au travail, il est obligé d'agir. Ne rien faire est une violation de la Politique en matière de respect en milieu de travail : Contrer et prévenir le harcèlement sexuel, le harcèlement et l'intimidation.

Règlement informel

Il existe plusieurs options de règlement informel pour contrer un comportement. L'approche informelle peut être une méthode plus rapide et plus efficace de régler les problèmes de manque de respect et conflits interpersonnels mineurs. Cette approche mise sur la collaboration et sur la résolution de problème plutôt que de chercher à savoir qui a raison et qui a tort. Cette approche peut aussi inciter les personnes à travailler ensemble à trouver des solutions qui favoriseront une relation de travail respectueuse dans l'avenir. Voici quelques options :

Communiquer directement avec l'autre personne
Un employé qui subit un comportement irrespectueux (plaignant) peut approcher la personne qui l'a rendu mal à l'aise (intimé), en personne ou par écrit, pour lui dire que son comportement est importun. Le plaignant peut expliquer l'effet que le comportement a eu sur lui et demander qu'il cesse. L'intimé peut ne pas se rendre compte de l'effet de son comportement et cette information peut lui donner la chance de changer sa façon de faire.

Si un employé a besoin de conseils ou d'aide pour communiquer avec l'intimé, une formation et d'autres ressources sont offertes ici.

Régler l'affaire avec l'aide du superviseur ou d'un autre cadre de direction
Si un employé (plaignant) ne se sent pas à l'aise de parler à l'intimé, il peut faire part de ses préoccupations à son superviseur (verbalement ou par écrit) pour obtenir les conseils ou l'aide de celui-ci. Si la situation met en cause le superviseur ou si l'employé ne se sent pas à l'aise de s'adresser à son superviseur, il peut s'adresser à un autre cadre de direction.

Le plaignant et le superviseur peuvent discuter des options informelles, telles que :

• Le superviseur rencontre l'intimé pour l'informer des préoccupations, entendre son point de vue et clarifier les attentes pour l'avenir.
• Le superviseur réunit toutes les parties en cause pour discuter collectivement de la situation (p. ex. discussion dirigée entre le plaignant, l'intimé et le superviseur).
• Dans cette situation, il est préférable que l'intimé soit mis au courant de la nature de la discussion à l'avance afin qu'il ne soit pas pris au dépourvu. La discussion en sera facilitée et donnera un meilleur résultat.

Régler l'affaire au moyen d'une réunion de groupe (anonyme)
Dans cette option, l'employé peut s'adresser à son superviseur et le mettre au courant du problème de manque de respect. Le superviseur peut ensuite discuter des attentes en matière de comportement de manière plus générale lors d'une réunion du personnel ou dans un document écrit au personnel décrivant le comportement attendu. Cette option permet l'anonymat, le personnel et l'intimé pouvant ne pas savoir qu'une préoccupation précise a été exprimée; la conversation sert plutôt à rappeler à tous les employés les attentes en matière de respect dans le milieu de travail.

Régler l'affaire par la médiation (tiers)
Cette option utilise l'aide d'un tiers formé et neutre qui essaie de régler la situation et d'obtenir une entente pour les interactions futures. L'objet est de rétablir la relation et non de trouver des torts à l'une ou l'autre partie.

Règlement formel

Cette forme de règlement est généralement utilisée :

• dans les cas plus graves de comportement inapproprié (harcèlement sexuel, harcèlement, intimidation, violence au travail);
• quand le règlement informel ne réussit pas (p. ex. le comportement inapproprié continue).

Comment contrer un comportement inapproprié par un règlement formel

1. Déposez une plainte officielle

Un employé qui a subi un comportement inapproprié ou qui a été témoin d'un comportement inapproprié peut déposer une plainte officielle n'importe quand, peu importe quand l'incident s'est produit. Les plaignants sont encouragés à signaler les incidents dès que possible après qu'ils se produisent, car il est alors plus facile de faire enquête et de contrer la situation.

La plainte peut être faite verbalement ou par écrit à une personne-ressource appropriée. Voici une liste des personnes-ressources

2. La plainte est reçue

La personne qui reçoit la plainte officielle a une conversation initiale avec le plaignant pour discuter de ses préoccupations et déterminer les mesures de sécurité ou de soutien additionnelles qui pourraient être nécessaires (p. ex. assigner le plaignant ou l'intimé à une autre aire de travail pendant l'enquête).

Si la plainte a été reçue verbalement, la personne-ressource documente la plainte et demande au plaignant de lire et de signer le document pour s'assurer que l'information a été saisie avec exactitude.

3. Les ressources humaines sont avisées

La personne-ressource avise les ressources humaines, qui aident à déterminer si une enquête officielle et un règlement formel sont nécessaires ou si un règlement informel convient davantage pour régler l'affaire. Une plainte officielle n'exige pas nécessairement toujours un règlement formel.

Rappel : Toutes les plaintes de harcèlement sexuel doivent être documentées en utilisant le formulaire Divulgation de conduite inappropriée et communiquées immédiatement aux ressources humaines.

4. Le plaignant est tenu au courant

Le plaignant est informé de la suite des événements par la personne-ressource ou par les ressources humaines, généralement de cinq à sept jours ouvrables après la réception de la plainte. S'il a été déterminé qu'un règlement formel ne serait pas entrepris, on discute des options de règlement informel avec le plaignant pour les explorer plus en détail.

5. L'enquête officielle commence (le cas échéant)

Si une enquête officielle est nécessaire, des réunions séparées sont tenues avec le plaignant, l'intimé et les témoins (le cas échéant) pour recueillir des renseignements. L'enquête est généralement menée par les ressources humaines. Le plaignant, l'intimé et les témoins peuvent être accompagnés d'une personne de soutien à la réunion d'enquête (p. ex. représentant syndical).

6. Une décision est prise au sujet des mesures disciplinaires

La ou les personnes menant l'enquête (généralement les ressources humaines) déterminent si les allégations sont fondées ou non et si des mesures disciplinaires sont justifiées.

Une mesure disciplinaireest une mesure qui peut être prise à la conclusion d'un règlement formel quand on a jugé qu'un employé avait agi d'une manière contraire à la politique. Chaque situation est évaluée individuellement pour déterminer les mesures disciplinaires appropriées en fonction de plusieurs facteurs (p. ex. la gravité de l'incident). L'employeur est responsable de déterminer les mesures disciplinaires appropriées. Voici des exemples de mesures disciplinaires :

• Réprimande écrite
• Suspension sans solde
• Rétrogradation disciplinaire
• Licenciement motivé immédiat sans préavis

Note : Il est aussi possible que les autorités compétentes (p. ex. la police locale) soient avisées.

7. Les résultats de l'enquête sont communiqués

Après la conclusion de l'enquête, le plaignant et l'intimé sont avisés par écrit des résultats de l'enquête (p. ex. si les allégations étaient fondées ou non). Autant que possible, le plaignant et les témoins sont avisés du fait que des mesures ont été prises ou non; certains détails peuvent toutefois être omis pour des raisons de confidentialité. Les détails précis des mesures disciplinaires prises ne sont pas communiqués au plaignant ni aux témoins interrogés pendant l'enquête; on leur confirme seulement que des mesures appropriées ont été prises.

Un résumé du rapport d'enquête est remis au comité de sécurité et d'hygiène du travail compétent, sans divulguer les circonstances de la plainte ni tout renseignement qui pourrait révéler l'identité d'un employé ou d'une personne en cause dans l'affaire.

8. D'autres mesures de rétablissement du milieu de travail sont prises

À la conclusion du règlement formel, le superviseur est responsable de veiller au rétablissement du milieu de travail. Voir Étape 3 : Veiller au rétablissement du milieu de travail à la page suivante pour de plus amples renseignements.