Renseignements à l’intention des dépositaires

Sommaire à l’intention des établissements de soins de santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) touche pratiquement l’ensemble des personnes et des organismes qui recueillent et détiennent des renseignements médicaux au Manitoba, y compris tous les réseaux d’information en matière de santé.

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Ce document fournit un bref résumé de la LRMP, qui incorpore les récentes modifications. Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, veuillez vous référer aux lois en question (la LRMP et la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels), ainsi qu’aux règlements d’application de la LRMP.

Pour vous aider, ce sommaire fera référence à des articles précis de la LRMP et de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels :

sont consignés sous différentes formes;
concernent un particulier identifiable; et
se rapportent à sa santé, à son dossier médical, à son bagage génétique, aux soins de santé qu’il reçoit, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) ou à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Voir par. 1(1) de la Loi.

Qu’est-ce qu’un « dépositaire »?

La Loi s’attarde en grande partie sur les obligations des «dépositaires» de renseignements médicaux personnels. La Loi répartit les dépositaires en quatre catégories :

les établissements de soins de santé;
certains professionnels de la santé;
les organismes de services de santé (organismes qui fournissent des soins de santé en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire — We Care et les Infirmières de l’Ordre de Victoria du Canada en sont des exemples); et
les organismes publics (comme les ministères et les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la santé). Voir par. 1(1) de la Loi.

La Loi impose aussi des tâches aux gestionnaires de l’information (qui sont engagés par les dépositaires pour traiter, stocker ou détruire des renseignements médicaux personnels, ou pour gérer les systèmes informatiques ou en assurer le fonctionnement), ainsi qu’aux employés des dépositaires. Voir par. 1(1), art. 25 et par. 63(2) et (3) de la Loi.

Comment savoir si mon établissement est défini par la Loi comme un établissement de soins de santé?

Par « établissement de soins de santé » la Loi entend :

un hôpital;
un foyer de soins personnels;
un centre psychiatrique;
une clinique médicale;
un laboratoire;
la Fondation manitobaine de traitement du cancer et de recherche en cancérologie;
un centre de santé communautaire ou un autre établissement qui fournit des soins de santé et qui est désigné dans les règlements.

Voir par. 1(1) de la Loi.
Loi sur les renseignements médicaux personnels

Quelles sont les obligations du dépositaire?

Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

I. ACCÈS

Qu’entend-on par « accès »?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit contient trois éléments :

le droit d’examiner les renseignements médicaux personnels
le droit d’obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

Quelles sont les obligations de mon établissement en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la LRMP, un dépositaire doit donner un avis aux particuliers concernant leur droit d’examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu’un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels.

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers. Les avis doivent être affichés très visiblement dans divers endroits de l’établissement pour permettre au dépositaire d’être raisonnablement certain que leur nombre et placement sont adéquats pour attirer l’attention des particuliers. Voir l’article 9.1 et le Règlement.

Quelles sont les obligations de mon établissement envers une personne qui veut examiner ses renseignements médicaux personnels?

La Loi oblige les dépositaires à aider un particulier à examiner ses renseignements médicaux personnels. Ils sont obligés de répondre aux demandes d’examen « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». Les dépositaires sont tenus d’expliquer sur demande la signification des termes, codes ou abréviations que le particulier ne comprend pas. Voir par. 6(2) et 7(2) de la Loi.

Un particulier est-il autorisé à examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi permet aux dépositaires de refuser l’examen des renseignements médicaux personnels pour certains motifs bien précis. Par exemple, l’examen des renseignements médicaux personnels peut être refusé :

s’ils révèlent des renseignements confidentiels se rapportant à un tiers;
s’ils risquent vraisemblablement de nuire au particulier ou à autrui;
s’ils ont été préparés en prévision de poursuites.

Pour connaître la liste complète des motifs de refus, voir le par. 11(1) de la Loi.

Dans les cas où les dépositaires sont autorisés à refuser l’examen d’une partie des renseignements médicaux personnels, ils sont quand même tenus d’autoriser l’examen des portions qui ne sont pas assujetties aux exemptions de la Loi. Voir par. 11(2) de la Loi.

Combien de temps mon établissement a-t-il à sa disposition pour répondre à une demande d’examen des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires doivent répondre aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances, mais au plus tard :

dans les 24 heures suivant la demande d’accès d’un malade hospitalisé aux renseignements portant sur les soins de santé qu’il reçoit;
dans les 72 heures suivant la demande d’accès d’une personne qui n’est pas hospitalisée aux renseignements portant sur les soins de santé qu’elle reçoit;
dans les 30 jours suivant toute autre demande.

Le défaut de répondre dans ce délai est considéré comme une présomption de refus. Voir par. 6(1) de la Loi.

Un particulier peut-il obtenir copie de ses renseignements médicaux personnels?

Oui. La Loi accorde au particulier le droit de recevoir copie de tous les renseignements médicaux personnels qu’il est autorisé à examiner. Voir par. 5(1) de la Loi.

Un particulier peut-il modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement de mon établissement?

Non. Le particulier ne peut que demander au dépositaire de corriger les renseignements qu’il juge erronés. Il appartient au dépositaire de juger si une correction est nécessaire ou non. Le dépositaire dispose de 30 jours pour examiner la demande de correction et prendre sa décision. Voir par. 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire accepte d’apporter la correction demandée, les renseignements erronés devraient être rayés d’un trait de crayon (pas effacés). La correction devrait être inscrite ou faire l’objet d’un renvoi de façon à ce que les personnes qui lisent le dossier médical s’en rendent compte. Voir al. 12(3)(a) de la Loi
.
Si le dépositaire et le particulier ne s’entendent pas à propos d’une correction, ce dernier a le droit de déposer une déclaration de désaccord. Celle-ci doit être annexée au dossier médical et en faire partie intégrante. Voir par. 12(4) de la Loi.

Le dépositaire doit informer de la correction ou de la déclaration de désaccord toute personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l’année précédente. Voir par. 12(5) de la Loi.

Outre le principal intéressé, qui a le droit d’examiner des renseignements médicaux personnels?

Tous les droits d’un particulier peuvent être exercés par son représentant. Plusieurs personnes sont considérées comme des représentants en vertu de la Loi, y compris :

toute personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
le mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
le curateur du particulier nommé en vertu de la Loi sur la santé mentale; et
le père, la mère ou le gardien du particulier s’il est trop jeune pour prendre des décisions liées aux soins de santé.

Pour obtenir la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 60(1) de la Loi.

Si un particulier est atteint d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’existe ou n’est disponible, la première personne d’âge adulte mentionnée dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et disposée à exercer les droits du particulier en vertu de la LRMP :

le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
un fils ou une fille;
le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
un frère ou une sœur;
une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
un grand-père ou une grand-mère;
un oncle ou une tante;
un neveu ou une nièce.

Voir les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou la personne qui a été autorisée telle qu’indiquée ci-dessus (si le particulier en question est atteint d’une incapacité et n’a pas de représentant) n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels. Toute demande d’examen de renseignements médicaux personnels présentée par une autre personne que le particulier ou son représentant doit être évaluée en vertu des dispositions de la Loi relatives à l’utilisation et à la communication de ces renseignements.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations de mon établissement en ce qui concerne la protection de la vie privée du particulier?

Les obligations du dépositaire, telles que prescrites par la Loi, touchent :

la collecte,
l’utilisation,
la communication,
la sécurité,
la conservation et
la destruction

des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les obligations de mon établissement pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Voici les trois principales obligations du dépositaire qui recueille des renseignements médicaux personnels :

informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis;
ne recueillir que les renseignements nécessaires, c’est-à-dire le minimum exigé aux fins visées;
dans la mesure du possible, obtenir les renseignements directement auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. La Loi exige des dépositaires qu’ils exposent au particulier la raison de la collecte au moment de procéder. En plus de répondre à cette obligation statutaire, la fin invoquée aide à déterminer la nature des renseignements qui seront recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie en fonction du rôle d’un établissement donné et des circonstances qui entourent la collecte. Par exemple, un centre psychiatrique a de bonnes chances de recueillir ces renseignements à une autre fin que le service des urgences d’un hôpital. Les renseignements médicaux personnels requis pour un particulier recevant une inoculation dans une clinique seront différents de ceux exigés pour l’admission dans un foyer de soins personnels.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant sa propre santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Voir par. 15(1) de la Loi.

Le particulier doit-il toujours être informé de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Oui, sauf si le dépositaire a récemment recueilli des renseignements identiques ou similaires plus ou moins aux mêmes fins. Voir par. 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins biens précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels :

à des fins illégales;
à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire;
à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Voir art. 13 de la Loi.

Est-on tenu de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès du particulier concerné seulement?

La Loi stipule que dans la mesure du possible, les dépositaires doivent recueillir ces renseignements auprès du principal intéressé. Voir par. 14(1) de la Loi.

Cette règle vise au moins trois fins importantes :

elle aide à garantir la pertinence des renseignements;
elle empêche les dépositaires de révéler des renseignements médicaux personnels à d’autres en posant leurs questions;
elle garantit la non-divulgation des renseignements médicaux personnels que le particulier ne veut pas communiquer au dépositaire.

Quand est-il permis de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès d’une autre personne que le principal intéressé?

La Loi autorise la collecte de renseignements auprès d’autres sources (y compris auprès d’autres dépositaires) dans des circonstances bien précises. Par exemple, ce genre de collecte est permis quand le particulier l’a autorisé, quand les circonstances ne permettent pas la collecte directement auprès de lui ou quand les renseignements qu’il fournit ont de bonnes chances d’être inexacts. Pour connaître la liste complète des exceptions, voir le par. 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre l’utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, « l’utilisation » se réfère à l’examen des renseignements médicaux personnels dans le « service » considéré comme le dépositaire.

La « communication » se réfère à la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, communication verbale).

Quelles sont les obligations auxquelles mon établissement doit se soumettre quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels :

à moins qu’il ne soit nécessaire de le faire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis; ou
à moins que le dépositaire n’ait obtenu le consentement éclairé du principal intéressé.

Voir les art. 21 et 22 de la Loi.

Il y a quelques exceptions à cette règle générale. Par exemple, les dépositaires peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels à une fin liée directement à la fin initiale. Dans certains cas, les renseignements peuvent être communiqués sans le consentement du particulier pour permettre de lui fournir des soins de santé ou à des fins humanitaires précises (afin de se mettre en rapport avec un parent ou un ami d’un particulier blessé ou malade, d’informer les parents du décès du particulier ou d’aider à l’identification d’un défunt).

Les dépositaires peuvent aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels pour prévenir ou atténuer une menace imminente à la santé ou à la sécurité mentale ou physique du particulier, d’une autre personne ou du public.

Les dépositaires peuvent communiquer des renseignements concernant les soins qu’un particulier reçoit en tant que patient ou résident dans un établissement de soins de santé à un membre de sa famille immédiate ou à un ami proche si la communication de cette information est conforme aux bonnes pratiques médicales et à d’autres pratiques professionnelles et que le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que la communication de l’information serait acceptable au particulier concerné.

De plus, les dépositaires peuvent communiquer des renseignements si cela est autorisé aux termes d’une disposition législative manitobaine ou canadienne. Par exemple, en vertu de la Loi sur la déclaration obligatoire des blessures par balle et par arme blanche, en vigueur depuis le 1er décembre 2008, un établissement de soins de santé qui traite une personne pour une blessure par balle ou par arme blanche doit en informer le service de police.

Voir le paragraphe 22(2) et la Loi sur la déclaration obligatoire des blessures par balle et par arme blanche pour plus d’information sur l’obligation de communiquer certains renseignements aux termes de cette loi.

Les établissements de santé peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels sans le consentement du particulier qu’ils concernent :

si les renseignements sont utilisés en vue de l’application, de la surveillance ou de l’évaluation d’un programme de soins de santé;
si les renseignements sont utilisés en vue de travaux de recherche et de planification ayant trait à la prestation de soins de santé.

Voir les alinéas 21(d) et 22(2)g) de la Loi.

Les établissements de soins de santé peuvent également communiquer des renseignements médicaux personnels :

à un organisme religieux, sauf si le patient avise l’établissement de ne pas le faire. Les seuls renseignements pouvant être divulgués sont le nom du particulier, son état de santé général et l’endroit où il se trouve dans l’établissement;
à une organisation caritative affiliée à l’établissement de soins de santé, sauf si le patient avise l’établissement de ne pas le faire. Les seuls renseignements pouvant être divulgués sont les noms et les adresses postales des patients ou des résidents, ou des anciens patients ou résidents.

Pour en savoir plus sur les exigences relatives à la communication de renseignements à un organisme religieux ou à une organisation caritative, consultez les articles 23.1 et 23.2 de la Loi ainsi que son règlement d’application.

Pour en savoir plus sur les exceptions à la règle générale concernant l’utilisation et la communication de renseignements médicaux personnels, voir les articles 21, 22(2), 22(2.1) et 23 de la Loi.

Des renseignements médicaux personnels peuvent-ils être divulgués à des fins de recherche?

La Loi ne s’applique pas aux statistiques qui ne permettent pas d’identifier une personne en particulier.

Ce type de renseignements peut toujours être utilisé ou communiqué à des fins de recherche. Il est toujours possible d’obtenir des renseignements permettant d’identifier une personne si celle-ci a été informée à ce moment-là qu’ils seront utilisés à des fins de recherche, ou si le dépositaire obtient son consentement éclairé par la suite.

Les dépositaires pourront aussi communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi. Présentement, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l’Institut canadien d’information sur la santé sont désignés.

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la LRMP, conformément à une entente qui satisfait aux exigences prévues dans le règlement. Un organisme de recherche en matière de santé doit : utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l’information au moyen de laquelle l’identité d’une personne peut être facilement déterminée.

La seule autre façon d’utiliser des renseignements médicaux personnels à des fins de recherche est si l’on en a obtenu le consentement :

par le comité de protection des renseignements médicaux (mentionné à l’art. 59 de la Loi et dans les règlements), si le dépositaire est le gouvernement ou un organisme gouvernemental; ou
par un comité de révision de la recherche institutionnelle, dans les autres cas.

Ces comités ne peuvent approuver une demande que si le chercheur a signé un accord avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne seront utilisés qu’aux fins visées par le projet de recherche pour lesquelles ils seront communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements obtenus par le chercheur. Voir art. 24 de la Loi.

Peut-on divulguer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l’information?

Oui. La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui :

traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire; ou
fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire.

Voir art. 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour mener à bien leur travail, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Les dépositaires peuvent communiquer ces renseignements à un gestionnaire de l’information, mais seulement après avoir conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que les renseignements seront suffisamment protégés. Cependant, les dépositaires demeurent responsables de ce que le gestionnaire de l’information fait de ces renseignements. Voir art. 25 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès. Ces renseignements ne devraient pas être communiqués à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, sauf si cette communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans le «service» considéré comme le dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Voir par. 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour assurer la confidentialité et l’exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres choses, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée. Pour de plus amples détails concernant les garanties, voir l’art. 18 de la Loi et de ses règlements.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?
Les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Voir par. 17(2) et (3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s’y conformer. Voir par. 17(1) de la Loi.

Les dépositaires doivent également conserver un document mentionnant :

le nom du particulier dont les renseignements médicaux personnels ont été détruits;
la période à laquelle ces renseignements se rapportent;
le mode de destruction utilisé; et
le nom de la personne chargée de superviser la destruction. Voir par. 17(4) de la Loi.

III. APPLICATION DE LA LOI

A. L’OMBUDSMAN

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

s’assurer du respect de la Loi en général (voir partie 4 de la Loi);
examiner les plaintes relatives aux infractions à la Loi (voir partie 5 de la Loi).

Quelle est la nature des plaintes pouvant être déposées auprès de l’ombudsman?

Les particuliers sont autorisés à déposer une plainte auprès de l’ombudsman contre un dépositaire qui ne se serait pas conformé aux dispositions de la Loi relativement :

à leur demande d’examen; ou
à la protection de la vie privée.

Voir partie 5 de la Loi.

Quelles sont les attributions de l’ombudsman?

Entre autres choses, l’ombudsman a le pouvoir de faire enquête sur les plaintes et procéder à des enquêtes et à des vérifications de son propre chef. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation, qui pourra prendre des mesures disciplinaires, ou à Justice Manitoba, pour qu’il entame des poursuites. De plus, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports relativement à l’observation de la Loi et doit déposer un rapport annuel auprès de l’Assemblée législative du Manitoba. Voir art. 28, par. 34(3), art. 41 et par. 48(2) de la Loi.

Dans l’exercice des fonctions qu’il assume en vertu de la Loi, l’ombudsman détient toutes sortes de pouvoirs, y compris le pouvoir de faire témoigner sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide de la police. Voir art. 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman doit transmettre le résultat de ses enquêtes et ses recommandations au dépositaire.

Les recommandations de l’ombudsman doivent être mises à la disposition du public.

Les dépositaires doivent-ils aider l’ombudsman à mener à bien ses tâches?

En règle générale, les dépositaires ne sont pas tenus d’aider l’ombudsman. Cependant, ils doivent se plier à toute ordonnance ou demande légitime de l’ombudsman. De plus, il est interdit de tromper l’ombudsman ou de l’entraver dans l’exercice de ses fonctions. Voir art. 29 et 30 et par. 63(1) de la Loi.

La Loi protège aussi les gens qui se soumettent aux ordonnances ou aux demandes de l’ombudsman. Par exemple, un employeur ne peut punir ou pénaliser un employé qui a fourni des renseignements à l’ombudsman pour se plier à une ordonnance ou à une demande. Voir par. 65(2) de la Loi.

Arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée

En vertu de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, l’ombudsman est chargé d'enquêter sur les plaintes en matière d’accès à l’information ou de protection de la vie privée et de présenter un rapport contenant ses conclusions et ses recommandations au dépositaire concerné. En vertu des modifications apportées à la Loi sur les renseignements médicaux personnels, si le dépositaire ne répond pas, ou omet de se conformer, aux recommandations, l’ombudsman peut demander à l’arbitre en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nommé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, d’examiner la question.

L'ombudsman doit présenter la demande d’examen à l’arbitre dans les 15 jours suivant la réception de la réponse du dépositaire indiquant qu'il ne donnera pas suite aux recommandations de l'ombudsman, ou dans les 15 jours suivant l'expiration du délai prévu pour l'envoi de cette réponse.

L’arbitre est tenu d’examiner toute question que lui soumet l’ombudsman.

Le plaignant et le dépositaire concerné doivent avoir la possibilité de présenter des observations à l’arbitre dans le cadre de l'examen et ont le droit d’être représentés par un avocat ou un mandataire.

Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

L'arbitre doit achever son examen dans un délai de 90 jours, sauf s'il proroge ce délai conformément à la Loi. Dans le cadre d'un examen, l’arbitre a le pouvoir d'exiger des déclarations sous serment et d'exiger la production de documents.

Après avoir achevé l’examen, l’arbitre peut rendre une ordonnance exécutoire relative à l'accès à l’information ou à la protection de la vie privée, selon la question examinée. Le dépositaire concerné doit se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, sauf si une demande de révision judiciaire est présentée relativement à cette ordonnance.

Le dépositaire a 30 jours pour se conformer à l’ordonnance de l’arbitre, ou 25 jours pour présenter une demande de révision judiciaire.

L’arbitre doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée législative.

Pour plus d’information sur la procédure d'examen, consultez les articles 48.4, 48.5 et 48.6 de la Loi no 2 modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels.

Consultez également les articles 48.8 et 48.9

B. PEINES

Quelles sont les peines encourues en cas d’infraction?

La personne qui commet une infraction à la Loi encoure une amende maximale de 50 000 $. Cette amende peut être imposée pour chacun des jours au cours desquels se continue l’infraction. Voir par. 64(1) de la Loi.

Cette peine se rapporte à quel type d’infraction?

Cette peine se rapporte à diverses infractions, y compris celles-ci :

détruire ou effacer volontairement des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès;
recueillir, utiliser, vendre ou communiquer des renseignements médicaux personnels en contravention avec la Loi;
omettre de protéger de façon sûre des renseignements médicaux personnels. Voir art. 63 de la Loi.

Qui risque de se voir imposer une peine?

La peine pour une infraction à la Loi peut être imposée contre l’établissement de soins de santé en tant que tel, mais aussi contre ceux de ses administrateurs ou dirigeants qui ont autorisé l’infraction ou qui y ont consenti. Voir art. 64(2) de la Loi.

Les employés d’un établissement de soins de santé peuvent être poursuivis pour avoir volontairement détruit ou effacé des renseignements médicaux personnels pour empêcher un particulier d’y avoir accès, ou pour avoir communiqué volontairement de tels renseignements alors que leur employeur n’était pas autorisé à les communiquer. Voir al. 63(1)(c) et par. 63(2) de la Loi

IV. DIVERS

Qui a la responsabilité de vérifier si un établissement de soins de santé se conforme à la Loi?

La Loi exige des établissements de soins de santé qu’ils désignent un ou plusieurs employés à titre de « fonctionnaires chargés de la protection des renseignements médicaux personnels ».

Le rôle de la ou des personnes désignées serait :

d’aider les particuliers à obtenir les renseignements médicaux personnels les concernant;
de faciliter l’observation de la Loi par l’établissement de soins de santé. Voir art. 57 de la Loi.

En définitive, il appartient au conseil d’administration et aux administrateurs de voir à ce que l’établissement de soins de santé se conforme à la Loi. Tel que mentionné précédemment, les administrateurs et les dirigeants risquent d’être poursuivis personnellement s’ils ont autorisé une infraction perpétrée par leur établissement ou s’ils y ont consenti. Voir par. 64(2) de la Loi.

Sommaire à l’intention des chercheurs dans le domaine de la santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels réglemente la collecte, l’utilisation, la communication, la sécurité et la destruction des « renseignements médicaux personnels » par les « dépositaires ». Elle a des conséquences importantes pour les chercheurs dans le domaine de la santé.

Ce sommaire vous donne un aperçu de vos responsabilités en vertu de la Loi.

Il n’est pas complet. Pour en savoir plus long, veuillez vous référer à la Loi et à ses règlements. Vous pouvez obtenir des exemplaires de la Loi en vous adressant aux Publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg MB R3C 1T5, no de tél. : 204-945-3101. Pour vous aider dans cette tâche, nous avons inclus des renvois aux articles pertinents de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels :

sont consignés sous différentes formes;
concernent un particulier identifiable; et
se rapportent à sa santé, à son dossier médical, à son bagage génétique, aux soins de santé qu’il reçoit, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) ou à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Voir par. 1(1) de la Loi.

Il est important pour les chercheurs de remarquer que la Loi sur les renseignements médicaux personnels ne s’applique qu’aux renseignements médicaux précis qui seuls ou avec d’autres concernent un particulier. La Loi ne s’applique pas aux renseignements médicaux qui concernent des particuliers non identifiables.

Qu’est-ce qu’un « dépositaire »?

La Loi répartit les dépositaires en quatre catégories :

les établissements de soins de santé;
certains professionnels de la santé;
les organismes de services de santé (organismes qui fournissent des soins de santé en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire — We Care et les
Infirmières de l’Ordre de Victoria du Canada en sont des exemples); et
les organismes publics (comme les ministères et les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la santé). Voir par. 1(1) de la Loi.

Certaines de ces catégories sont définies plus en détail dans les règlements.

Quelles sont les obligations du dépositaire?

Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

ACCÈS

Qu’entend-on par « accès »?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit contient trois éléments :

le droit d’examiner les renseignements médicaux personnels;
le droit d’obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en ce qui concerne la protection de la vie privée du particulier?

Les obligations du dépositaire, telles que prescrites par la Loi, touchent :

la collecte,
l’utilisation,
la communication,
la sécurité,
la conservation et
la destruction des renseignements médicaux personnels.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Voici les trois principales obligations du dépositaire qui recueille des renseignements médicaux personnels :

1. informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis;
2. ne recueillir que les renseignements nécessaires;
3. dans la mesure du possible, obtenir les renseignements directement auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. Non seulement la Loi exige des dépositaires qu’ils exposent au particulier la raison de la collecte au moment de procéder mais la fin invoquée aidera à déterminer la nature des renseignements qui seront recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie selon le dépositaire et les circonstances qui entourent la collecte. Par exemple, un centre psychiatrique a de bonnes chances de recueillir ces renseignements à une autre fin que le service des urgences d’un hôpital. Les renseignements médicaux personnels requis pour un particulier recevant une inoculation dans une clinique seront différents de ceux exigés pour l’admission dans un foyer de soins personnels. Si le dépositaire s’avère être un centre hospitalier universitaire, la recherche menée par le personnel dans l’établissement peut constituer l’une des fins établies à laquelle les renseignements personnels sont recueillis.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant sa propre santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Voir par. 15(1) de la Loi.

Dans quelles situations la LRMP interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins biens précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels à des fins illégales, à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire, et à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Voir art. 13 de la Loi.

Quelle est la différence entre l’utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi sur les renseignements médicaux personnels, « l’utilisation » se réfère à l’examen des renseignements médicaux personnels dans le « service » considéré comme le dépositaire. Si la recherche a lieu dans le « service » considéré comme le dépositaire et est menée par son personnel, elle est considérée comme « utilisation ».

Par exemple, selon la Loi sur les renseignements médicaux personnels, un organisme public ou un établissement de soins de santé peut utiliser des renseignements médicaux personnels en vue de travaux de recherche et de planification ayant trait à la fourniture ou au paiement de soins de santé par les dépositaires en question. Voir s-al. 21(d)(ii) de la Loi.

La « communication » se réfère à la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Par exemple, il y aurait « communication » si un dépositaire fournissait des renseignements médicaux personnels à un étudiant pour la rédaction de sa thèse.

Le dépositaire peut communiquer des renseignements médicaux personnels sans le consentement du particulier en vue de travaux de recherche ayant trait à la fourniture ou au paiement de soins de santé où le chercheur conduit sa recherche à contrat pour le dépositaire. Voir s-al. 22(2)(g)(ii) de la Loi.

Les dépositaires pourront aussi communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi. Présentement, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l’Institut canadien d’information sur la santé sont désignés.

On ne peut communiquer des renseignements à un organisme de recherche en matière de santé qu’aux fins précisées dans la LRMP, conformément à une entente qui satisfait aux exigences prévues dans le règlement.

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, communication verbale).

Quelles obligations la Loi impose-t-elle à un dépositaire quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

La règle générale concernant l’utilisation et la communication des renseignements médicaux personnels veut que les renseignements ne soient utilisés ou communiqués :

que dans la mesure nécessaire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis; ou
qu’avec le consentement éclairé du principal intéressé. Voir art. 21 et 22 de la Loi.

Par conséquent, si l’intéressé a été informé que la recherche menée dans le « service » du dépositaire était l’une des fins à laquelle les renseignements personnels étaient recueillis, ce dernier est alors autorisé à utiliser ces renseignements à cette fin. Sinon, le dépositaire doit obtenir le consentement de l’intéressé pour que les renseignements puissent être utilisés pour la recherche.

Il est question en détail de la communication de renseignements médicaux personnels à des fins de recherche à art. 24 de la Loi.

Quels sont les objectifs de la Loi par rapport à la recherche dans le domaine de la santé ?

Bien que la Loi sur les renseignements médicaux personnels ait été rédigée dans l’intention de protéger et de garantir la confidentialité et la sécurité des renseignements médicaux personnels, il y est reconnu que de tels renseignements peuvent parfois être nécessaires aux chercheurs dans le domaine de la santé. Les chercheurs peuvent donc avoir accès aux renseignements médicaux personnels, en autant qu’ils suivent les règles établies quant à l’approbation de leurs projets de recherche et à la garantie de leur caractère confidentiel.

En tant que chercheur, comment puis-je obtenir les renseignements médicaux personnels dont j’ai besoin pour mon projet ?

Si c’est le gouvernement qui détient les renseignements dont vous avez besoin, vous présentez une demande au comité de la protection des renseignements médicaux constitué en application des règlements. Si c’est un dépositaire autre que le gouvernement qui détient les renseignements, vous présentez une demande au comité de révision de la recherche institutionnelle de l’organisme en question (dont la définition se trouve au par. 1(1) de la Loi), comme par exemple le comité d’éthique d’un hôpital ou d’une université. Voir par. 24(2) de la Loi.

Quelles sont les exigences minimales concernant l’approbation de tout projet de recherche utilisant des renseignements médicaux personnels ?

la recherche doit avoir une importance suffisante pour justifier l’atteinte à la vie privée;
les travaux de recherche ne peuvent être réalisés que si les renseignements médicaux personnels sont utilisés sous une forme qui permet d’identifier des particuliers;
il est impossible ou peu pratique d’obtenir le consentement des particuliers que les renseignements médicaux personnels concernent;
le chercheur garantit la sécurité des renseignements médicaux personnels et leur destruction lorsque le projet est terminé. Voir par. 24(3) de la Loi.

Quelles démarches dois-je entreprendre pour obtenir des renseignements médicaux personnels détenus par un dépositaire ?

Si votre projet de recherche a reçu l’approbation de l’un des comités mentionnés ci-dessus, vous devez signer un accord avec le dépositaire, dans lequel vous consentez :

à ne pas publier les renseignements médicaux personnels sous une forme qui pourrait permettre d’identifier les particuliers concernés;
à n’utiliser les renseignements médicaux personnels qu’aux fins visées par le projet de recherche approuvé;
à protéger de manière satisfaisante la confidentialité des renseignements médicaux personnels pendant la durée du projet. Voir par. 24(4) de la Loi.

Que dois-je faire si le projet nécessite un contact direct avec les particuliers que concernent ces renseignements médicaux personnels ?

Si votre projet exige un contact direct avec les particuliers, le dépositaire avec lequel vous passez un accord doit obtenir leur consentement avant de vous communiquer les renseignements médicaux personnels.

Il existe cependant une exception à cette règle. Le dépositaire n’est pas tenu d’obtenir ce consentement si vous n’avez besoin que d’un échantillon de Manitobains choisis au hasard et que vous n’avez besoin que des nom et adresse des particuliers. Voir par. 24(5) de la Loi.

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès. Ces renseignements ne devraient pas être communiqués à l’extérieur du « service » considéré comme le dépositaire, sauf si cette communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans le « service » considéré comme le dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Voir par. 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour assurer la confidentialité et l’exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres choses, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée. Pour de plus amples détails concernant les garanties, voir art. 18 de la Loi et le Règlement 245/97.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?

Les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Voir par. 17(2) et (3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s’y conformer. Voir par. 17(1) de la Loi.

Les dépositaires doivent également conserver un document mentionnant :

le nom du particulier dont les renseignements médicaux personnels ont été détruits;
la période à laquelle ces renseignements se rapportent;
le mode de destruction utilisé et le nom de la personne chargée de superviser la destruction. Voir par. 17(4) de la Loi.

AUTRES DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Peut-on divulguer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l’information?

La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui :

traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire; ou
fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire. Voir art. 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour mener à bien leur travail, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Si vous êtes dépositaire, vous pouvez communiquer ces renseignements à un gestionnaire de l’information, mais seulement après que vous ayez conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que les renseignements seront suffisamment protégés. Et, en tant que dépositaire, vous demeurez responsable de ce que le gestionnaire de l’information fait de ces renseignements. Voir art. 25 de la Loi.

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

s’assurer du respect de la Loi en général (voir partie 4 de la Loi);
examiner les plaintes relatives aux infractions à la Loi (voir partie 5 de la Loi).

Sommaire à l’intention des organismes de services de santé

INTRODUCTION

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (la Loi) touche pratiquement l’ensemble des personnes et des organismes qui recueillent ou maintiennent des renseignements médicaux personnels au Manitoba, y compris tous les réseaux d’information en matière de santé

D’importantes modifications ont été apportées à la Loi, en vertu de la promulgation de certaines parties de la Loi modifiant la Loi sur les renseignements médicaux personnels. Le présent document offre un résumé de la Loi et de ses modifications. Il n’est pas complet.

Pour en savoir plus long, veuillez vous référer à la Loi même et à ses règlements. Vous pouvez en obtenir des copies auprès de la Section des publications officielles, 200, rue Vaughan, Winnipeg (Manitoba) R3C 1T5, téléphone 945‑3101.

Qu’entend-on par « renseignements médicaux personnels »?

Les renseignements médicaux personnels sont des renseignements qui répondent aux conditions suivantes :

ils sont consignés sous différentes formes;
ils concernent un particulier identifiable;
ils ont trait à la santé d’un particulier, à son dossier médical, à son profil génétique, à ses soins de santé, à son numéro d’identification médical personnel (NIMP) à tout autre renseignement identificateur recueilli lorsqu’il obtient des soins de santé. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Qu’entend-on par « dépositaire »?

La Loi s'attarde en grande partie sur les obligations des dépositaires qui s’occupent d'une façon ou d'une autre des renseignements médicaux personnels. Elle répartit les dépositaires en quatre catégories :

les établissements de santé;
certains professionnels de la santé;
les organismes de services de santé;
les organismes publics. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

La Loi impose des obligations aux gestionnaires de l’information (qui sont recrutés par les dépositaires en vue de traiter, de stocker ou de détruire les renseignements médicaux personnels, ou pour gérer les systèmes de l'information ou en assurer le fonctionnement), ainsi qu’aux employés des dépositaires. Consultez l’article 25 et les paragraphes 1(1), 63(2) et 63(3) de la Loi.

Comment savoir si mon organisme de santé est défini par la Loi comme un dépositaire?

Par « organisme de services de santé », la Loi entend une organisation qui fournit des soins de santé communautaire ou à domicile en vertu d’un accord intervenu avec un autre dépositaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

Les trois autres catégories de dépositaires comprennent un grand nombre d’établissements et de professionnels, c’est-à-dire :

les établissements de soins de santé, comme les hôpitaux, les foyers de soins personnels, les centres psychiatriques, les cliniques médicales, les laboratoires et les services de radiologie, la Fondation manitobaine de traitement du cancer et de recherche en cancérologie, les centres de santé communautaire et les autres établissements désignés dans les règlements;
les professionnels de la santé, comme des personnes autorisées à exercer en vertu d’une loi (médecins, infirmières, chiropraticiens, sages-femmes et autres) et les autres professionnels désignés dans les règlements;
les organismes publics, comme les ministères ou les organismes provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement et les offices régionaux de la santé.

Par conséquent, si vous offrez des soins de santé en vertu d’un accord avec n’importe lequel des dépositaires mentionnés ci-dessus et que vous recueillez ou maintenez des renseignements médicaux personnels, vous êtes alors aussi considéré par la Loi comme un dépositaire.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire?

Les obligations du dépositaire entrent dans deux catégories :

l’obligation d’aider les particuliers à examiner leurs renseignements médicaux personnels;
l’obligation de protéger la vie privée des particuliers, de façon sûre, pendant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de leurs renseignements médicaux personnels.

I. ACCÈS

Qu’entend-on par « accès » en vertu de la Loi?

La Loi reprend en termes juridiques le droit d’accès d’un particulier à ses renseignements médicaux personnels mentionné dans la common law. Ce droit comporte trois éléments :

le droit d'examiner les renseignements médicaux personnels;
le droit d'obtenir copie des renseignements médicaux personnels;
le droit de demander une correction des renseignements médicaux personnels.

La Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ne s’applique pas lorsqu’un particulier cherche à avoir accès à un document contenant ses propres renseignements médicaux personnels. Il doit en faire la demande en vertu de la Loi. Consultez l’article 6 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Quelles sont les obligations d’un dépositaire en vue d’informer les particuliers de leur droit d’avoir accès à leurs renseignements médicaux personnels?

En vertu des modifications apportées à la Loi, un dépositaire doit donner aux particuliers un avis concernant leur droit d'examiner et de recevoir une copie de leurs renseignements médicaux personnels et la façon d’exercer ce droit.

L’avis doit également indiquer qu'un particulier peut autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels.

Un dépositaire doit utiliser un panneau, une affiche, une brochure ou un autre moyen similaire pour fournir cette information aux particuliers. L’avis doit être affiché très visiblement dans un nombre d’endroits et dans une quantité que le dépositaire estime suffisants pour attirer l’attention des particuliers. Consultez le paragraphe 9.1 de la Loi et le règlement.

Quelles sont les obligations de mon organisme envers un particulier qui désire examiner ses renseignements médicaux personnels?

La Loi oblige les dépositaires à aider un particulier qui désirent avoir accès à ses renseignements médicaux personnels. Les dépositaires doivent répondre aux demandes d'accès « sans délai de façon ouverte, précise et complète ». Les dépositaires sont tenus d’expliquer sur demande la signification des termes, des codes ou des abréviations que le particulier ne comprend pas. Consultez les paragraphes 6(2) 7(2) de la Loi.

Un particulier est-il autorisé à examiner tous ses renseignements médicaux personnels?

La Loi permet aux dépositaires de refuser l’examen des renseignements médicaux personnels pour certains motifs bien précis. Par exemple, l’accès à des renseignements médicaux personnels peut être refusé :

s’ils risquent vraisemblablement de nuire au particulier ou à autrui;
s’ils révèlent des renseignements confidentiels se rapportant à un tiers;
s’ils ont été préparés en prévision de poursuites.

Pour obtenir la liste complète des motifs de refus, consultez le paragraphe 11(1) de la Loi.

Dans les cas où les dépositaires sont autorisés à refuser l’examen d’une partie des renseignements médicaux personnels, ils sont quand même tenus d’autoriser l’examen des portions qui ne sont pas assujetties aux exemptions de la Loi. Consultez le paragraphe 11(2) de la Loi.

Combien de temps mon organisme a-t-il à sa disposition pour répondre à une demande d'examen de renseignements médicaux personnels?

La Loi exige que les dépositaires répondent aux demandes d’accès aussi rapidement que nécessaire selon les circonstances, mais dans des délais précis. Si un patient hospitalisé demande des renseignements sur ses soins de santé actuels, le dépositaire est tenu de répondre à sa demande dans les 24 heures. Si un particulier non hospitalisé demande des renseignements sur ses soins de santé actuels, le dépositaire est tenu de répondre à sa demande dans les 72 heures. Pour toute autre demande, le dépositaire doit y répondre dans les 30 jours. Le défaut de répondre à la demande dans le délai prévu sera considéré comme une présomption de refus. Consultez le paragraphe 6(1) de la Loi.

Un particulier peut-il obtenir copie de ses renseignements médicaux personnels?

Oui. La Loi accorde au particulier le droit de recevoir copie de tous les renseignements médicaux personnels qu’il est autorisé à examiner. Consultez le paragraphe 5(1) de la Loi.

Un particulier peut-il modifier ses renseignements médicaux personnels sans le consentement de mon organisme?

Non. Le particulier ne peut que demander au dépositaire de corriger les renseignements qu’il juge erronés. Il appartient au dépositaire de juger si une correction est nécessaire ou non. Le dépositaire dispose de 30 jours pour examiner la demande de correction et prendre sa décision.
Consultez le paragraphe 12(3) de la Loi.

Si le dépositaire accepte d’apporter la correction demandée, les renseignements erronés devraient être biffés (et non effacés). La correction devrait être inscrite ou faire l’objet d’un renvoi de façon à ce que les personnes qui lisent le dossier médical s’en rendent compte. Consultez l’alinéa 12(3)a) de la Loi.

Si le dépositaire et le particulier ne s’entendent pas à propos d’une correction, ce dernier a le droit de déposer une déclaration de désaccord. Celle-ci doit être annexée au dossier médical et en faire partie intégrante.
Consultez le paragraphe 12(4) de la Loi.

Le dépositaire doit informer de la correction ou de la déclaration de désaccord toute personne à qui les renseignements médicaux personnels ont été communiqués au cours de l’année précédente. Consultez le paragraphe 12(5) de la Loi.

Outre le particulier à qui s'appliquent les renseignements en question, qui a le droit d'avoir accès aux renseignements médicaux personnels?

Tous les droits d’un particulier peuvent être exercés par son représentant. Plusieurs personnes sont considérées comme des représentants en vertu de la Loi, y compris :

toute personne que le particulier autorise par écrit à agir en son nom;
le mandataire nommé en vertu d’une directive en matière de soins de santé;
le curateur du particulier nommé en vertu de la Loi sur la santé mentale;
le père, la mère ou le tuteur du particulier si celui-ci est trop jeune pour prendre des décisions liées aux soins de santé.

Pour connaître la liste complète des représentants, consultez le paragraphe 60(1) de la Loi.

Si une personne est atteinte d’une incapacité et qu’aucun représentant décrit ci-dessus n’est disponible, les modifications apportées à la Loi autorisent l’adulte mentionné en premier lieu dans la liste ci-dessous qui est facilement disponible et qui est disposé à agir, à exercer les droits de cette personne en vertu de la Loi :

le conjoint ou le conjoint de fait avec lequel le particulier vit;
un fils ou une fille;
le père ou la mère, si le particulier est un adulte;
un frère ou une sœur;
une personne avec laquelle on sait que le particulier entretient des liens personnels étroits;
un grand-père ou une grand-mère;
un oncle ou une tante;
un neveu ou une nièce. Consultez les paragraphes 60(2) et 60(3) de la Loi.

Personne d’autre que le particulier concerné, son représentant ou, si le particulier est atteint d’une incapacité et aucun représentant n’est disponible, la personne autorisée telle qu’elle est indiquée ci-dessus n’a le droit d’examiner ses renseignements médicaux personnels. Toute demande d’examen de renseignements médicaux personnels présentée par une autre personne que le particulier ou son représentant doit être évaluée en vertu des dispositions de la Loi relatives à l’utilisation et à la communication de ces renseignements.

II. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Quelles sont les obligations de mon organisme en ce qui concerne la protection de la vie privée d’un particulier quant à ses renseignements médicaux personnels?

Les obligations d'un dépositaire, telles que prescrites par la Loi touchent :

la collecte,
l'utilisation;
la communication;
la sécurité,
la conservation,
la destruction des renseignements médicaux personnels.

A. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles sont les obligations de mon organisme pendant la collecte des renseignements médicaux personnels?

Un dépositaire a trois obligations principales pendant la collecte des renseignements médicaux personnels :

Informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements sont recueillis.
Ne recueillir que les renseignements médicaux personnels nécessaires, c'est-à-dire, le minimum exigé aux fins visées.
Dans la mesure du possible, obtenir les renseignements médicaux personnels auprès du particulier.

Comment déterminer la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

L’établissement de la fin à laquelle ces renseignements sont recueillis a une importance capitale en vertu de la Loi. Non seulement la Loi exige des dépositaires qu’ils informent le particulier de la raison de la collecte au moment de procéder, mais la fin à laquelle les renseignements sont recueillis aidera à déterminer quels renseignements peuvent être recueillis et la manière dont ils seront utilisés par la suite.

La fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis varie en fonction du rôle d'un organisme donné et des circonstances de la collecte.

Pourquoi les dépositaires doivent-ils informer le particulier de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Cette exigence est fondée sur le principe selon lequel un particulier a le droit de prendre des décisions concernant ses propres soins de santé. En expliquant au particulier avec force détails les raisons de la collecte, on l’aidera à prendre des décisions éclairées relativement à la communication de ses renseignements médicaux personnels.

Ce principe est jugé tellement important que si la personne qui recueille des renseignements médicaux personnels n’est pas un professionnel de la santé, la Loi exige qu’elle informe le particulier qu’il peut communiquer avec une personne en mesure de lui fournir plus de détails au sujet de l’objet de la collecte. Consultez le paragraphe 15(1) de la Loi.

Le particulier doit-il toujours être informé de la fin à laquelle les renseignements médicaux personnels sont recueillis?

Oui, sauf si le dépositaire a récemment recueilli des renseignements identiques ou similaires plus ou moins aux mêmes fins Consultez le paragraphe 15(2) de la Loi.

Dans quelles situations la Loi interdit-elle la collecte de renseignements médicaux personnels?

Afin de respecter la vie privée des particuliers, la Loi n’autorise généralement que la collecte des renseignements nécessaires à des fins bien précises. Ce que le dépositaire a besoin de savoir dépend en grande partie de la fin visée par la collecte de renseignements. La Loi interdit la collecte de renseignements médicaux personnels à des fins illégales, à des fins qui ne sont pas liées à la fonction ou aux tâches du dépositaire, et à des fins autres que celles données au particulier pour expliquer la collecte des renseignements médicaux personnels. Consultez l'article 13 de la Loi.

Est-on tenu de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès du particulier concerné seulement?

La Loi stipule que dans la mesure du possible, les dépositaires doivent recueillir ces renseignements auprès du principal intéressé. Consultez le paragraphe 14(1) de la Loi.

Cette règle vise au moins trois fins importantes :

Elle aide à garantir la pertinence des renseignements.
Elle empêche les dépositaires de révéler des renseignements médicaux personnels à d’autres en posant leurs questions.
Elle garantit la non-divulgation des renseignements médicaux personnels que le particulier ne veut pas communiquer au dépositaire.

Quand est-il permis de recueillir des renseignements médicaux personnels auprès d’une autre personne que le particulier concerné?

La Loi autorise la collecte de renseignements auprès d’autres sources (y compris auprès d’autres dépositaires) dans des circonstances bien précises. Par exemple, ce genre de collecte est permis quand le particulier l’autorise, quand les circonstances ne permettent pas la collecte directement auprès de lui ou quand les renseignements qu’il fournit ont de bonnes chances d’être inexacts. Pour obtenir la liste complète des exceptions, consultez le paragraphe 14(2) de la Loi.

B. UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelle est la différence entre l'utilisation et la communication des renseignements?

Aux termes de la Loi, « utilisation » s’entend de l’examen des renseignements médicaux personnels dans l’organisme du dépositaire, c’est-à-dire au sein de votre propre organisme. La « communication » s’entend de la divulgation de renseignements médicaux personnels à d’autres dépositaires à l’extérieur de l’organisme du dépositaire, à d’autres dépositaires, aux amis et à la famille du particulier ou à d’autres personnes.

Des renseignements sont divulgués dans les deux cas, de différentes manières (autorisation donnée à d’autres de les lire, envoi par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique, ou communication verbale).

Quelles sont les obligations auxquelles mon organisme doit se soumettre en vertu de la Loi quand il utilise ou communique des renseignements médicaux personnels?

Les dépositaires ne peuvent utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels à moins que l’un ou l’autre des cas suivants n’ait lieu :

il est nécessaire de le faire pour parvenir à la fin pour laquelle ils ont été recueillis;
le dépositaire a obtenu le consentement éclairé du principal intéressé. Consultez les articles 21 et 22 de la Loi.

Il y a quelques exceptions à cette règle générale. Par exemple, les dépositaires peuvent utiliser les renseignements médicaux personnels à une fin liée directement à la fin initiale. Dans certains cas, les renseignements peuvent être communiqués sans le consentement du particulier, dans la mesure où cela est nécessaire, pour permettre de lui fournir des soins de santé ou à des fins humanitaires précises (afin de se mettre en rapport avec un parent ou un ami d’un particulier blessé ou malade, d’informer les parents du décès du particulier ou d’aider à l’identification d’un défunt).

Les dépositaires peuvent aussi utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels pour prévenir ou atténuer une menace imminente à la santé ou à la sécurité mentale ou physique du particulier, d’une autre personne ou du public. Pour connaître d’autres exceptions à la règle générale, consultez les articles 21 et 23, ainsi que le paragraphe 22(2) de la Loi.

Les établissements de santé peuvent également utiliser ou communiquer des renseignements médicaux personnels sans consentement aux fins :

de l'application, de la surveillance ou de l'évaluation d'un programme de soins de santé;
de travaux de recherche et de planification ayant trait à la prestation de soins de santé.

Des renseignements médicaux personnels peuvent-ils être divulgués aux fins de la recherche?

La Loi ne s’applique pas aux statistiques qui ne permettent pas d’identifier une personne en particulier. Ce type de renseignements peut toujours être utilisé ou communiqué à des fins de recherche. Il est toujours possible d’obtenir des renseignements permettant d’identifier une personne si celle-ci a été informée à ce moment-là qu’ils seront utilisés à des fins de recherche, ou si le dépositaire obtient son consentement éclairé par la suite.

Il est également possible de communiquer des renseignements médicaux personnels à un organisme de recherche en matière de santé désigné dans le règlement d’application de la Loi. À l’heure actuelle, le Centre manitobain des politiques en matière de santé à l’Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont désignés.

On ne peut communiquer des renseignements qu’aux fins précisées dans la Loi, conformément à une entente satisfaisant aux exigences prévues dans ses règlements d’application. Un organisme de recherche en matière de santé doit utiliser les renseignements médicaux personnels communiqués seulement aux fins auxquelles ils ont été communiqués, avoir en place des politiques et des procédures pour protéger la confidentialité des renseignements et, dès que cela est raisonnablement possible, retirer l'information au moyen de laquelle l'identité d'une personne peut être facilement déterminée.

Les renseignements médicaux personnels peuvent servir à la recherche que si le consentement est fourni par le Comité de la protection des renseignements médicaux (décrit à l’alinéa 24(2)a) et à l'article 59 de la Loi et de ses règlements d'application) si le dépositaire est le gouvernement, un organisme gouvernemental ou un comité de révision de la recherche institutionnelle si le dépositaire est autre que le gouvernement ou un organisme gouvernemental.

Seuls ces comités peuvent approuver ce type de demandes si la personne qui fait la recherche signe une entente avec le dépositaire garantissant que les renseignements médicaux personnels ne serviront pas à d’autres fins que le projet de recherche pour lequel ils sont communiqués. Le dépositaire demeure responsable de la confidentialité des renseignements médicaux personnels dont le chercheur a obtenu l’accès. Consultez l’article 24 de la Loi.

Peut-on communiquer des renseignements médicaux personnels à des gestionnaires de l'information?

Oui. La Loi définit un gestionnaire de l’information comme une personne ou un organisme qui, selon le cas :

traite, stocke ou détruit des renseignements médicaux personnels pour un dépositaire;
fournit des services de gestion de l’information à un dépositaire;
fournit des services de technologie de l’information à un dépositaire. Consultez le paragraphe 1(1) de la Loi.

La Loi reconnaît que pour bien exercer leurs fonctions, les gestionnaires de l’information peuvent examiner des renseignements médicaux personnels. Les dépositaires peuvent communiquer les renseignements médicaux personnels à un gestionnaire de l’information, mais seulement après avoir conclu avec celui-ci un accord écrit garantissant que ces renseignements seront suffisamment protégés. Cependant, les dépositaires demeurent responsables de l’utilisation qu’en fait le gestionnaire de l’information. Consultez l’article 25 de la Loi.

C. SÉCURITÉ ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX PERSONNELS

Quelles précautions de sécurité faut-il prendre à l’endroit des renseignements médicaux personnels?

La Loi exige des dépositaires qu’ils conservent les renseignements médicaux personnels de telle façon que seules les personnes qui ont besoin de les obtenir y aient accès. Les renseignements médicaux personnels ne devraient pas être communiqués à l'extérieur de l'organisme du dépositaire sauf si cette communication a fait l’objet d’une évaluation pour déterminer si elle est permise par la Loi. Les renseignements ne doivent même pas être utilisés par une personne se trouvant dans l’organisme du dépositaire, à moins que ce dernier n’ait jugé qu’elle doive les connaître. Consultez le paragraphe 20(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir des garanties administratives, techniques et physiques pour veiller à la confidentialité et à l'exactitude des renseignements médicaux personnels. Entre autres, ces garanties doivent inclure des mesures visant à limiter l’accès au personnel autorisé et à assurer que la transmission électronique des renseignements n’est pas interceptée.

Pour obtenir plus de renseignements sur les garanties, consultez l'article 18 de la Loi et le Règlement 245/97.

Quelles sont les règles relatives à la destruction des renseignements médicaux personnels?
Tous les renseignements médicaux personnels doivent être détruits d’une manière qui protège leur confidentialité. Consultez les paragraphes 17(2) et 17(3) de la Loi.

Tous les dépositaires doivent établir par écrit des directives concernant la destruction des renseignements médicaux personnels et s'y conformer. Consultez le paragraphe 17(1) de la Loi.

III. APPLICATION DE LA LOI

Quel est le rôle de l’ombudsman dans l’application de la Loi?

Le rôle de l’ombudsman comprend deux grands volets :

veiller au respect de la Loi en général; (Consultez la partie 4 de la Loi.)
examiner les plaintes relatives à des infractions précises à la Loi. (Consultez la partie 5 de la Loi.)

Quelles sont les plaintes qui peuvent être déposées auprès de l’ombudsman?

Le particulier a le droit de déposer une plainte auprès de l’ombudsman si le dépositaire a omis d’observer les dispositions de la Loi, dont:

une plainte concernant l’accès;
une plainte concernant la confidentialité. Consultez l’article 5 de la Loi.

Quels sont les pouvoirs de l’ombudsman?

Entre autres, l’ombudsman est habilité à enquêter sur toute plainte dont il est saisi et à procéder à une enquête ou à une vérification de sa propre initiative. Les résultats de ces enquêtes peuvent être transmis à un organisme de réglementation pour des mesures disciplinaires ou à Justice Manitoba pour des poursuites. En outre, l’ombudsman est autorisé à publier des rapports sur la mise en application de la Loi et doit déposer un rapport annuel à l’Assemblée législative. Consultez les articles 28 et 41 ainsi que les paragraphes 34(3) et 48(2) de la Loi.

En exerçant ses fonctions en vertu de la Loi, l'ombudsman jouit d’une grande variété de pouvoirs, dont celui d'exiger des déclarations sous serment, d’exiger la production de documents, de pénétrer dans des locaux et d’obtenir l’aide des services de police. Consultez les articles 28, 29 et 30 de la Loi.

L’ombudsman donne un compte rendu des résultats des enquêtes au dépositaire et lui présente des recommandations.