Agriculture

Contrôle des documents

L’élaboration et la mise en œuvre des programmes de salubrité des aliments doivent s’appuyer sur des documents et des dossiers. Les documents écrits sont notamment les directives, les procédures et les formulaires de saisie de l’information qui sont élaborés dans le cadre de la rédaction des programmes de bonnes pratiques de fabrication (BPF) ou des plans d’Analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP). Les dossiers sont le résultat des renseignements relatifs aux activités de surveillance, de vérification et de correction qui sont consignés dans les formulaires.
Au fur et à mesure de l’examen et des mises à jour d’un programme de salubrité des aliments afin de refléter les activités de l’installation, il se peut que vous deviez cerner et remplacer les divers documents devenus désuets. Une procédure doit avoir été mise en place pour contrôler l’ensemble des documents et s’assurer que seules les versions actuelles sont utilisées.
Il est essentiel que les membres du personnel utilisent les documents appropriés afin de pouvoir faire leur travail correctement et de façon uniforme. L’utilisation de procédures ou de documents désuets pour consigner les données pourrait compromettre la salubrité des aliments. Par exemple, si, alors qu’il existe une version à jour d’un calendrier d’assainissement depuis l’ajout d’un nouvel équipement, on continue d’utiliser l’ancien calendrier n’incluant pas ce nouvel équipement, ce dernier risque ne pas être nettoyé, pouvant causer une contamination.
Du temps et des ressources doivent être consacrés à l’établissement d’un programme de salubrité des aliments précis et complet en vue de contrôler les dangers pouvant être présents ou introduits dans votre produit. Assurez-vous de sauvegarder tout le travail effectué grâce à une bonne stratégie de contrôle des documents.

Documents exigeant un contrôle

À titre d’exemple :

  • Programmes de bonnes pratiques de fabrication
  • Plans d’Analyse des risques et maîtrise des points critiques
  • Procédures
  • Politiques
  • Formulaires de saisie de l’information
  • Listes et calendriers

Procédure de contrôle des documents

Pour veiller à la bonne utilisation des documents, une procédure écrite de contrôle des documents devrait faire part de votre programme de salubrité des aliments. Cette procédure décrira la manière dont votre entreprise assure un contrôle des documents. Elle n’a pas besoin d’être compliquée, mais elle doit être suffisamment précise pour permettre au personnel de comprendre la manière dont les documents sont préparés, traités et entreposés. Les renseignements suivants devraient y être inclus :

  • le nom des membres du personnel autorisés à préparer les nouveaux documents ou à modifier les documents existants;
  • l’endroit où trouver les documents;
  • les éléments de contrôle des documents qui sont utilisés;
  • le traitement des documents désuets;
  • le nom des personnes responsables de l’examen des documents et de leur mise à jour;
  • la politique en matière de rétention des dossiers;
    • le lieu d’entreposage des dossiers terminés;
    • how long completed records are stored

Éléments de contrôle des documents

L’information qui sert au contrôle des documents est habituellement saisie dans l’en-tête ou le pied de page d’un document et devrait apparaître sur chaque page. Cette information devrait comprendre ce qui suit :

  • un titre
  • le numéro d’identification;
  • la date ou le numéro de la révision;
  • les numéros de page (par exemple, page X de Y)

Des données supplémentaires peuvent être incluses en fonction des exigences précises de l’installation :

  • édigé par
  • Approuvé par
  • Date d’approbation 
  • Autre

Autres outils de contrôle des documents

Liste de contrôle

La liste de contrôle est un important outil de contrôle des documents. Elle établit la liste de tous les documents actuels, notamment les politiques et les procédures, ainsi que leurs dossiers et calendriers connexes. Cette liste devrait inclure, pour chaque document, son numéro d’identification, son titre et la date ou le numéro de la dernière révision. Elle peut également contenir le lieu, l’autorisation et la liste de distribution.

Classeur principal des formulaires

Vous pouvez créer un classeur principal des formulaires contenant uniquement les versions les plus récentes des documents. Toute copie de documents doit nécessairement utiliser les documents de ce classeur. Pour être efficace, le classeur principal des formulaires doit être tenu à jour et utiliser uniquement les versions actuelles des documents.

Registre

Le registre est aussi connu sous le nom de registre des modifications. Il s’agit d’un dossier des modifications apportées à un programme de salubrité des aliments. Les inscriptions au registre doivent être consignées au moment de la modification, et non plus tard. Il n’est pas nécessaire d’y inscrire les modifications apportées au formatage ni les corrections des erreurs typographiques. Il s’agit d’une ressource utile dans le cadre d’une vérification de la salubrité des aliments.

Les renseignements consignés dans un registre doivent comprendre :
  • le nom du document
  • les détails de la modification
  • le nom de la personne ayant apporté la modification
  • la date de la modification
  • l’information liée au contrôle du document (version révisée et actuelle)
  • le nom et la signature de la personne ayant approuvé la modification
  • la confirmation que les employés touchés par la modification ont reçu la formation d’appoint connexe.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez envoyer un courriel à la Direction de la salubrité et de l’inspection des aliments ou composer le 204-795-8418 à Winnipeg.

   
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